Marco Jurídico que regula las asadas
Las asadas tienen un robusto marco jurídico que las gobierna conformado, básicamente, por leyes y reglamentos.
Estos son de acatamiento obligatorio y brinda información tanto a funcionarios como a directivos por reclamos injustificados ante terceros.
Algunas de las leyes, reglamentos y otras regulaciones que gobiernan a las ASADAS son las siguientes:
Ley 218
Ley de Aguas
Ley de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP)
Reglamento para la Prestación de los Servicios de AyA.
Reglamento Técnico: Prestación de los Servicios de Acueductos, Alcantarillado Sanitario e Hidrantes, de la ARESEP.
Reglamento para la Calidad del Agua Potable, del Ministerio de Salud.
Convenio de Delegación.
Sello Calidad Sanitaria en la categoría Entes Operadores.
Resoluciones de la ARESEP.
¿Qué relación tiene el marco jurídico que gobierna las asadas con la gestión administrativas de las mismas?
Las operaciones, decisiones y estrategias que se ejecute en las ASADAS, debe estar amparados en alguna ley, reglamento o resolución que la sustente, esto puede ir desde el código de trabajo hasta el pliego tarifario definido por la ARESEP para las ASADAS.
Funciones directivas
Entendemos por funciones directivas a las atribuciones, labores y operaciones que son responsabilidad de los órganos directivos de la ASADA, ellos son: la Junta Directiva, la Asamblea General y el órgano fiscalizador
Documentos indispensables que deben tener disponibles en todo momento las Asadas.
Parte de las funciones directivas de las personas responsables de la dirección de las Asadas, es tramitar y mantener al día una serie de documentos. Éstos son indispensables para mantener con vida, en términos jurídicos, a estas organizaciones.
- 1- Original de Personería Jurídica.
- 2- Concesión de aguas (MINAE).
- 3- Copia de Convenio de Delegación.
- 4- Libros legales al día (Actas de Asambleas Generales, Actas de Junta Directiva, Libro de Asociados, Libro Diario, Libro Mayor y Libro de Inventario y Balances.
- 5- Documentos registrales de las propiedades del acueducto.
- 6- Estudio técnico del acueducto.
- 7- Catastro de abonados.
Como primer actor dentro de la gestión administrativa de las Asadas se encuentra la Asamblea General de Asociados, éste es el máximo órgano de la asociación:
Son las personas cuyo nombre, apellidos, número de cédula y demás calidades, se encuentran escritas en el Libro de Asociados de la organización, el cual, es manejado por la persona secretaria de Junta Directiva. La ciudadanía que posee un servicio pero no está en el libro de asociados, se le conoce como usuario o abonado.
B- La categorización de asociados así como, el procedimiento de incorporación son definidos por el estatuto de la Asada.
Esto puede variar de una Asada a otra pero, en términos generales, para asociarse se debe cumplir el requisito de ser dueño tanto, del inmueble como de la prevista de abastecimiento.
Los estatutos de las ASADAS definen la existencia de dos tipos de asambleas:
Asamblea General Ordinaria
Asamblea General Extraordinaria
Asamblea General Ordinaria
- Establecida en el estatuto.
- Se celebra una vez al año.
- Para conocer informes de presidencia, tesorería y fiscalía.
- Elección, reelección y/o remplazo de miembros de junta directiva si corresponde, según estatuto.
- Aprueba el presupuesto y el plan anual de trabajo.
Asamblea General Extraordinaria
- Se convoca las veces que sea necesario.
- Se trata un único asunto durante la asamblea.
- Es el medio para modificar estatutos.
- Se conoce situaciones donde la junta directiva recomiende la expulsión de algún miembro.
- Se toman decisiones que superan la potestad de junta directiva.
El siguiente órgano en la jerarquía de la gestión administrativa de las ASADAS es la Junta Directiva, junto con la Fiscalía.
Es nombrada por Asamblea General.
Su composición la define el estatuto.
Número impar de miembros.
Fiscalía no es parte de la Junta Directiva, debe asistir a las reuniones con voz pero sin voto.
Las reuniones ordinarias y extraordinarias están definidas por el estatuto de la asociación.
Las atribuciones de la Junta Directiva de las Asadas son las siguientes:
Presentar anualmente un informe de labores a la Asamblea General.
Convocar a asambleas generales a través del secretario o presidente.
Nombrar comisiones que considere necesarias.
Supervisar conjuntamente con la Fiscalía, las labores de las comisiones establecidas.
Recibir las solicitudes de renuncia voluntaria y recomendar la expulsión o no, de alguno de los asociados por las causales que indica el artículo octavo.
Remitir al Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados un informe contable al menos una vez al año.
Suscribir junto con el personero del AyA, el convenio de concesión para la "Administración, operación, mantenimiento y desarrollo del Sistema de Acueductos y Alcantarillados".
Contratar los servicios del personal necesario para la administración y operación de los sistemas, de acuerdo con su presupuesto anual.
Designar y remover al administrador, contador, fontanero y demás personal del sistema y establecer sus deberes, derechos, obligaciones y salarios.
Establecer los procedimiento de comercialización de los servicios, revisiones domiciliarias, medición, control de fugas, así como, las funciones del personal con la asesoría del AyA.
Informar periódicamente al grupo de asociados, vecinos y población usuaria sobre los planes, proyectos y funcionamiento de los sistemas y la administración.
Enviar al AyA una copia de la memoria anual de actividades.
Como se mencionó anteriormente, la conformación de la Junta Directiva está definida por el estatuto de la asociación. Sin embargo, todas disponen de cinco puestos.
Las juntas directivas mayores de cinco puestos concentran su exceso en vocales (vocal 1, vocal 2 y vocal 3).
La siguiente es la estructura básica de conformación de Junta Directiva:
Funciones Generales de todos los miembros de Junta Directiva
Participar activamente en cada sesión de Junta Directiva.
Respetar la agenda de reunión.
Brindar opiniones bajo un marco de respeto.
Profundizar de manera proactiva los temas en discusión.
Proponer temas a debatir dentro de la reunión concernientes a la Asada.
Votar, ya sea a favor o en contra, las mociones y acuerdos que se someterán a discusión.
Colaborar con el orden y aseo del área de reunión.
Funciones específicas de la Presidencia
Según modelo de estatutos las siguientes:
Presidirá las sesiones de Asamblea y las reuniones de Junta Directiva.
Firmará las actas junto con el Secretario.
Autorizará junto con el Tesorero los pagos que la Junta Directiva acuerde.
Llevará la iniciativa en todas las gestiones que la Asociación emprenda.
Funciones específicas de la Vicepresidencia
Según modelo de estatutos las siguientes:
Funciones específicas de la Secretaría
Según modelo de estatutos las siguientes:
Deberá llevar en perfecto orden el libro de actas de Asambleas Generales legalizado, el libro de actas de Junta Directiva y el libro de Registro de Asociados, cuyos asientos de inscripción serán firmados por Presidencia y Secretaría.
Dará lectura a la correspondencia y la tramitará lo más pronto posible.
Tendrá a su cargo la custodia de los documentos y archivos. Así mismo, remitira al AyA la información solicitada en los plazos indicados.
Funciones específicas de la Tesorería
Según modelo de estatutos las siguientes:
Los depósitos o retiros se harán con la firma del presidente y tesorero, y en ausencia temporal del presidente, firmará el vicepresidente.
Deberá rendir un informe anual a la asamblea y llevará al día, ordenados y legalizados los libros: Diario, Mayor e Inventarios y Balances.
Custodiar los dineros recaudados por concepto de cobro de cualquier otra actividad desarrollada por el ente, con la finalidad de obtener fondos para las obras de mantenimiento, administración, operación y desarrollo del Acueducto y Alcantarillado Sanitario.
Funciones específicas de Vocal(es)
Según modelo de estatutos las siguientes:
Funciones específicas de la Fiscalía
Según modelo de estatutos las siguientes:
Velar por el fiel cumplimiento de la Ley y del Estatuto, así como, los acuerdos y reglamentos que emita la Asociación.
Rendir un informe anual a la Asamblea.
Oír quejas de los asociados y realizar la investigación pertinente.
Solicitar la convocatoria a la asamblea extraordinaria cuando lo considere necesario.
Participar con voz pero sin voto, en las sesiones de Junta Directiva donde se traten asuntos que tengan injerencia con su gestión.
Comunicar al AyA los asuntos que se discuten o aprueban en la Junta Administradora y no se encuentren regulados, en el reglamento de las Asociaciones Administradoras de los Sistemas de Acueducto y Alcantarillado Comunal, referentes a aspectos técnicos y operativos de los sistemas.
Notas importantes:
1- La Junta Directiva debe reunirse con regularidad para analizar la operación de la organización, el sistema de acueducto y tomar decisiones.
2- La frecuencia con la que se efectúan las reuniones las establece el estatuto.
Pero cada reunión, debe estar organizada de tal manera, que siga un orden establecido. Este orden lo establece la agenda de reunión.
Estructura de la agenda
- 1) Comprobación del quorum y apertura.
- 2) Lectura y aprobación de la agenda.
- 3) Atención a visitas.
- 4) Lectura y aprobación del acta anterior.
- 5) Correspondencia.
- 6) Informes.
- 7) Asuntos a tratar, mociones y acuerdos.
- 8) Asuntos varias.
- 9) Cierre de la reunión.
Aspectos a considerar en cada punto de la reunión
Punto 1) Comprobación del quorum y apertura:
Quorum es la cantidad mínima de miembros de Junta Directiva que deben estar presentes.
Lo establece el estatuto.
Presidencia verifica que haya quorum según estatuto para iniciar la sesión.
Se anota hora de inicio, directivos presentes, directivos ausentes y condición de ausencia (justificada o injustificada).
Punto 2) Lectura y aprobación de la agenda:
Es leída por la persona secretaria.
Presidencia propone temas para punto 7.
Las demás personas directivas pueden proponer temas para punto 8.
Una vez definida se somete a votación para ser aprobada.
Punto 3) Atención a visitas
Se deben atender antes de continuar con la reunión.
Deben exponer de manera concreta el asunto.
La Junta Directiva podrá tomar una decisión en ese momento o dejarlo, para el punto asuntos varios y se le comunica por escrito.
Punto 4) Lectura y aprobación del acta
Se le da lectura al acta de la reunión anterior y se somete a votación.
De no contener errores u objeciones se aprueba.
En caso de errores u objeciones, se deben indicar en el acta presente.
Punto 5) Correspondencia
Es leída por secretaría.
Se toma un acuerdo y se comunica por escrito.
Secretaría es responsable de redactar respuesta y enviarla.
Punto 6) Informes
Se incluye en caso de que alguna persona directiva deba informar sobre alguna gestión a su cargo, por ejemplo, informe económico por parte de tesorería.
Punto 7) Asuntos a tratar
Le pertenece a la presidencia.
Son los temas que presidencia desea que se analicen en la reunión.
Sobre estos puntos se debe llegar a un acuerdo.
Punto 8) Asuntos varios
Para los demás miembros de Junta Directiva.
En este punto se pueden proponer otros temas a discutir, durante la reunión diferentes a los agendados por presidencia.
Sobre estos puntos también, se debe llegar a un acuerdo.
Punto 9) Cierre de la reunión
Se anota la hora en que finaliza la reunión.
Se define fecha, hora y lugar de próxima reunión.
Se debe dejar el local limpio, ordenado y cerrado de acuerdo con las medidas de seguridad específicas.
Posterior a la reunión de Junta Directiva se debe levantar el acta de la misma. Esta labor recae en la secretaría y es un proceso de sumo cuidado, ya que se debe evitar al máximo posible cometer errores de caligrafía y de redacción.
Por ello se aconseja:
1- Tomar apuntes durante la reunión.
2- Levantar un borrador el mismo día o máximo el día siguiente de la reunión.
3- Revisar el borrador y en caso de encontrar errores volver a levantar el acta con las correcciones del caso.
4- Una vez seguro de la redacción, pasarla al libro de actas respectivo.
Que hacer si leyendo el acta anterior se encuentra un error
Cuando se encuentra un error (de palabra, palabras, redacción o concepto u omisión) debe hacerse la observación en el acta de la sesión en que se leyó, y en el artículo de “Lectura y aprobación del acta anterior” se hace la enmienda o se hace mención del error, indicándose en que folio y en que línea o líneas se encuentra, pudiendo aclararse por escrito de cómo debe leerse. Además, se hace una anotación con lápiz, dentro del margen izquierdo cerca del error del acta defectuosa, haciendo la observación en el acta siguiente.
Libro de asociados:
Escuchar el audio
Primero se debe conocer la diferencia entre abonado y asociado:
1) Dueño del inmueble y de la prevista.
2) Su nombre, número de cédula y demás calidades de las personas que están escritas en el libro de asociados.
Éstos son los que participan de las asambleas generales.
Funciones administrativas
Definición de administración
El Reglamento de las Asociaciones Administradoras de Sistemas de Acueductos y Alcantarillados Comunales, en su artículo 1, inciso 2 da la siguiente definición de administración:
“Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual, las personas alcancen con eficiencia metas y objetivos prioritarios para la organización. Dentro de las funciones básicas tenemos: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar.”
El Reglamento de las Asociaciones Administradoras de Sistemas de Acueductos y Alcantarillados Comunales, en su artículo 16 señala:
Por lo tanto, la gestión administrativa en las Asadas debe estar enfocada en el fiel cumplimiento de ese mandato.
Las funciones administrativas contemplan dos grandes áreas de trabajo:
Área Estratégica:
- Planificación
- Organización
Área Operativa:
- Dirección
- Ejecución
- Control
Etapas de la Administración
1- La planificación es la etapa en que se visualiza a la Asada en el futuro y se plantea las acciones, tiempos y recursos necesarios para conseguirlo.
2- La organización monta la estructura organizativa, define las funciones y responsabilidades de cada una de las personas funcionarias y el respectivo orden jerárquico.
3- La dirección consiste en poner en marcha las acciones definidas, en la etapa de planificación, mediante la emisión de órdenes expresas para ejecutar labores.
4- La ejecución es propiamente el desarrollo de las diferentes actividades a las cuales, se les había dado orden de ejecutar en la etapa anterior.
5- El control consiste en verificar que las actividades que se ejecuten se realicen conforme a lo planeado, se deben aplicar las correcciones necesarias en las desviaciones y vigilar el cumplimiento de lo presupuestado.
Área Estratégica
El área estratégica de la gestión administrativa inicia con un planeamiento estratégico.
El plan estratégico consiste en definir la Asada, que se vislumbra a futuro y se marca la ruta a seguir para conseguirlo.
El plan estratégico se elabora con base en varias etapas, las cuales se describen a continuación.
Etapas de la planificación:
1) Análisis FODA
2) Declaración de Misión
3) Declaración de Visión
4) Definición de Valores
5) Objetivos Estratégicos
6) Objetivos Operativos
7) Metas
8) Actividades
9) Calendarización de Actividades
Organización
- Se crea el organigrama de la asociación.
- Se realiza el perfil de los puestos.
- Se crea el manual de puestos.
- Se definen las jerarquías dentro de la organización.
- Se establecen los canales de comunicación.
Área Operativa
Verifique 3 terminologías vitales a nivel operativo:
Dirección
Revisar diariamente las actividades que se deben ejecutar según planeamiento.
Hacer cumplir las decisiones emanadas por Junta Directiva.
Girar ordenes e instrucciones de trabajo.
Coordinar la obtención y disposición de insumos, materiales y recursos necesarios para las labores.
Tomar decisiones necesarias en situaciones de emergencia.
Ejecución
Ejecutar las obras, acciones y actividades programadas.
Contar con los materiales, insumos y recursos necesarios para ejecutar las obras, acciones o actividades.
Coordinar las acciones necesarias en situaciones de emergencia.
Tramitar labores ordinarias como solicitudes de nuevos servicios, toma de lecturas, desconexiones y reconexiones, inspecciones de campo, etc.
Focalizar la coordinación necesaria ante instituciones como AyA, MINAE, entre otras.
Proceder con la emisión de las facturas por servicio de abastecimiento así como, la respectiva recaudación.
Control
Verificar que los gastos no se salgan de lo presupuestado.
Revisar que las actividades que se ejecuten se realicen conforme a los plazos planificados.
Detallar medidas correctivas cuando se presenten desviaciones.
Verificar que en situaciones de emergencia se cumplan.
Podemos llegar a la siguiente conclusión:
